KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI'NDA İK POLİTİKAMIZ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI’NDA İK POLİTİKAMIZ

(ÇALIŞAN VE ÇALIŞMA ADAYLARI)

2A MÜHENDİSLİK SAN. VE TİC. A.Ş. İnsan Kaynakları Departmanı olarak 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca Kişisel Verilerin hukuka uygun olarak korunması ve işlenmesine azami önem vermekte ve tüm planlama ve faaliyetlerimizde bu özenle hareket etmekteyiz.

Özel hayatın gizliliğinin temeli olan Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesini sadece mevzuata uyum sağlamak doğrultusunda değerlendirmiyor, yaklaşımımızın temeline insana verdiğimiz değeri koymaktayız.

Bu bilinçle İnsan Kaynakları Departmanı olarak, Kişisel Verilerin korunması ve işlenmesi için tüm idari ve teknik tedbirleri alıyoruz. Politikaya uyumluluğun sağlanması amacıyla çalışanların farkındalığının sağlanması için çalışmalar yapılmakta, yeni başlayan çalışanlar için gerekli uyum süreçleri işletilmekte ve gerekli düzenlemeler yapılmaktadır.

Kişisel Verilerinize Örnekler Nelerdir?

Tam Adı, Ev Adresi, Eposta Adresi, Vatandaşlık No (TCKN), Ehliyet Seri No, Kimlik Seri No, Parmak izi, Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Röntgen, MR vb kayıtları, Kan grubu, Telefon Numarası , Ülke, Şehir, Posta Kodu veya İlçe, Yaşı, Cinsiyeti, Sabıka Kaydı, Sağlık kayıtları, Banka hesap numarası, Özgeçmişi, CV, Akademik bilgileri, Evlilik durumu, Çocuklarına ait bilgileri, Acil durum bilgileri, Engellilik durumu, Askerlik kayıtları vb.

Kişisel verilerin işlenme amaçları ve hukuki sebepleri nelerdir?

Şirketimiz gerek çalışma adayları gerekse çalışan personeller için;

• İş sözleşmesinin kurulması ve ifası
• İşe alım sürecinde çalışanların pozisyona uygunluğunun belirlenmesi, referans ve yeteneklerinin doğrulanması
• Ödeme ve yardımların ifası
• Çalışanların iş hukukundan doğan alacaklarının takibi
• Eğitimlerin düzenlenmesi
• Performans değerlendirmesinde bulunmak
• Belirli bir iş veya görev için gereken niteliklerin değerlendirilmesi
• Disiplin soruşturmaları, bu kapsamda delil toplanması ve gerektiğinde iş akdinin sonlandırılması
• Acil durumlarda irtibat kurmak
• Şirketin iş hukuku mevzuatından kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirilmesi
• Temel insan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi
• Şirket tarafından toplanan verilerin güvenliğinin temini
• Şirket politikalarına uyum denetimi

kişisel verilerinizi işlemek, saklamak ve gereği geldiğinde silmek üzere kayda almak durumundadır.

Kişisel verilerin toplanma yöntemi;

Şirketimizce kişisel verileriniz; iş başvuru formu doldurmanız, paylaşmış olduğunuz cv’ler, web sayfamızdan yapılan iş başvuruları, danışmanlık hizmeti alarak ilan yolu ile gelen iş başvuruları, İK birimimiz tarafından prosedürlerimizde tanımlı formları doldurmanız, işe alımda vermiş olduğunuz işbaşı evraklarınız, eğitimlerde doldurduğunuz formlar, AGİ Formlarınız, Günlük PDKS kayıtlarınız için şifre, parmak izi ve mesai formları ve talep edilen bilgilendirmeler neticesinde dolu halde alınan İK Formları yolu ile toplanmaktadır.

Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması

Güvenliğiniz ve Şirketimizin yasalar karşısındaki yükümlülüklerini ifa etmesi amacıyla kişisel verileriniz, İş Kanunu, İşçi Sağlığı ve İş Güvenliği Kanunu, Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kimlik Bildirme Kanunu ve fakat bununla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat hükümleri izin verdiği ve gerektirdiği ölçüde ilgili kurum veya kuruluşlar; Kişisel Verileri Koruma Kurumu, Maliye Bakanlığı, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı, Türkiye İş Kurumu (İş-Kur), Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu gibi kamu tüzel kişileri ile paylaşılabilir. Örneğin; çalışanların kişisel verilerinin işçi ve işveren primlerinin ödenebilmesi amacı ile Sosyal Güvenlik Kurumu ile paylaşılmaktadır.

Ayrıca kişisel verilerinizi;

İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;

• Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile Canias ERP muhasebe programında işleyebiliyoruz. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.

İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle;

• Ar-Ge mevzuatı kapsamında yararlanabileceğimiz teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalıştığımız danışmanlık firmaları ve özel istihdam büroları ile paylaşabiliyoruz.
• Sağlık verilerinizi, tedavi ve sağlık kontrolü yapabilmesi için işyeri hekimimiz ile paylaşabiliyoruz.
• Şirket denetçilerine, denetim faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için bordro bilgilerini aktarabiliyoruz.

Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle;

• İşyeri güvenliği amacıyla giriş-çıkışlar ve çalışma ortamları uygun açı ve mesafeden kişiye özel alanlar (tuvaletler, yemekhane) hariç kamera ile izlenmektedir. Olası bir olay durumunda ilgili kayıtları kolluk kuvvetlerine aktarabiliyoruz.

Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek nedeniyle özellikle;

• Savunma hakkımızı kullanabilmemiz için avukatlarımıza ve hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı veya delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğümüz çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabiliyoruz.

Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, şirket politikalarının uygulanması amacıyla, özellikle;     

• Bağlı olduğumuz veya ortaklaşa çalıştığımız şirketler ile iç işleyişimizi sağlamak açısından söz konusu şirketlere kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz. Özel sağlık sigortası için sigorta şirketleri, sigorta acenteleri, seyahatlerde otel konaklama, uçak bileti alımı ve vize işlemlerinde seyahat acentelerine, özel kuruluşlar ve İŞKUR’un düzenlediği eğitimlere katılım halinde kişisel verilerinizi aktarabiliyoruz.
• Şirket veri saklama kapasitesini koruma amacıyla saklama süreleri boyunca saklanabilmesi için arşiv firmalarına aktarabiliyoruz.
• Kişisel verilerinizden gerekli olanlar, ulaşım, araç tedariki, kartvizit basımı, mail imzası, otopark kaydı gibi sebeplerle ilgili konuda çalıştığımız firmaya aktarılabilmektedir.

Kişisel Verilerinizin Yurt Dışındaki Üçüncü Kişilerle Paylaşılması;

Rıza göstermeniz halinde kişisel verileriniz, yurt dışı seyahatlerinde ve eğitimlerinde iletişim sağlanması, seyahat organizasyonunun sağlanması ve toplu e-posta gönderimlerinin yapılabilmesi için yurt dışındaki üçüncü kişilerle paylaşılabilmektedir.

Kişisel verilerin saklanması ve korunması nasıl yapılmaktadır?

• Kişisel verileriniz, Firmamız nezdinde yer alan veri tabanında ve sistemlerde KVKK’nun 12. maddesi gereğince gizli olarak saklanacak; yasal zorunluluklar ve bu belgede belirtilen düzenlemeler haricinde hiçbir şekilde üçüncü kişilerle paylaşılmayacaktır. 
• Şirketimiz, kişisel verilerinizin barındığı sistemleri ve veri tabanlarını, KVKK’nun 12. Maddesi gereği kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemekle, yetkisiz kişilerin erişimlerini engellemekle, erişim yönetimi gibi yazılımsal tedbirleri ve fiziksel güvenlik önlemleri almakla mükelleftir. 

Kişisel verilerin saklanması süresi ne kadardır?

• Kişisel Verileriniz ilgili kanunlarda tanımlı olduğu süreler gözetilerek çalıştığınız sürece her daim, ayrılmanız halinde ise 10 yıl süre ile tarafımızca saklanılacaktır.

KVKK’nın 11. maddesi gereği haklarınız nelerdir?

KVKK gereğince, Şirketimize başvurarak, kişisel verilerinizin;

1. a) İşlenip işlenmediğini öğrenme,
2. b) İşlenmişse bilgi talep etme,
3. c) İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

ç) Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı 3. kişileri bilme,

1. d) Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
2. e) KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde anonimleştirilmesini, silinmesini isteme,
3. f) Aktarıldığı 3. kişilere yukarıda sayılan (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin bildirilmesini isteme,
4. g) Münhasıran otomatik sistemler ile analiz edilmesi nedeniyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

ğ) Kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.

Kişisel verilerimin durumu için nereye başvuracağım?

Bu politikada tanımlı Kişisel Verileriniz ile ilgili durumlar için;

• Elden Kimlik teyitli
• Noter vasıtasıyla
• Mail yolu ile kvkk@2a.com.tr mail adresine KVKK İK Başvuru Formu ile (İmzalı ve taranmış haliyle)
• Yazılı olarak ise KVKK Başvuru Formu ile İnsan Kaynakları Müdürlüğüne başvurmanız gerekmektedir.

Kişisel verilerim durumu için başvurum kaç günde sonuçlanmaktadır?

Dilekçeniz veya mailiniz ile iletmiş olduğunuz talebiniz, 30 gün içerisinde aynı iletişim yolu ile geri cevaplanacaktır.